Ein professioneller Telefonservice bietet einer Firma die Möglichkeit, den Kundenservice auszulagern. Nervige Anrufe und ständiges Klingeln im Hintergrund stören den Betriebsalltag nicht mehr. Der Telefonservice übernimmt die Anrufe und leitet die wichtigen Informationen direkt an die Firma weiter. Das Unternehmen wird entlastet und die Anrufer werden professionell beraten.
Was ist Telefonservice eigentlich?
Heutzutage ist telefonische Erreichbarkeit von großer Bedeutung, aber leider keine Selbstverständlichkeit. Viele Kunden sind verärgert, wenn nach langem Klingeln niemand ans Telefon geht. Gleichzeitig verlieren die Mitarbeiter einer Firma schnell den Fokus und die Konzentration, wenn ständig das Telefon klingelt. Die Lösung hierfür ist ein Telefonservice.
Der Einsatz eines Telefonservices ermöglicht es Firmen, 24 Stunden am Tag für Anrufer erreichbar zu sein und dafür trotzdem keine eigenen Mitarbeiter zur Verfügung stellen zu müssen. Dies ist möglich durch die Auslagerung des telefonischen Kundenservices an einen externen Telefonservice. Telefonsekretär:innen nehmen die Anrufe entgegen, vergeben Termine und leiten eine Anrufnotiz weiter. Der Anrufer ist nicht verärgert, weil der Anruf nicht angenommen wurde und die Mitarbeiter der besagten Firma können sich um ihre eigentlichen Aufgaben kümmern.
Der Telefonservice ist günstiger als der Einsatz eigener Mitarbeiter. Auch gibt es keine telefonischen Ausfallzeiten durch Urlaub oder Krankheit, denn beim Telefonservice ist immer jemand vor Ort, der den Anruf entgegennehmen kann. Auch um die Urlaubs- und Krankheitsvertretungen der Telefonsekretär:innen muss man sich selbst nicht kümmern, dieses übernimmt der Dienstleister.
Beratende und informative Telefonate werden, soweit dieses möglich ist, von den Telefonsekretär:innen übernommen. Sollten Fragen eines Anrufers aufgrund fehlender Informationen nicht beantwortet werden können, wird für die Mitarbeiter der Firma ein Rückrufwunsch mit den entsprechenden Angaben eingestellt. So wird der Anrufer zufrieden gestellt und der Firma wird trotzdem viel Arbeit abgenommen. Die gewonnene Zeit kann in wichtigere Projekte gesteckt werden. Durch den Telefonservice werden die Mitarbeiter nachhaltig entlastet und der Arbeitsalltag vereinfacht.
Welche Vorteile hat der Telefonservice?
Ein Telefonservice nimmt der Firma nicht nur viel Arbeit ab, er hat auch viele weitere Vorteile. So
– ist das Büro ständig erreichbar,
– die eigenen Mitarbeiter können sich auf das Wesentliche konzentrieren,
– Termine werden vereinbart und direkt in den Kalender übertragen,
– Kontakte können einfach verwaltet werden,
– Anrufnotizen werden entsprechend der Vorgaben weitergeleitet
– und ein Telefonservice spart Zeit und Geld.
Wie funktioniert der Telefonservice?
Ein Telefonservice bietet eine schnelle und effiziente Einrichtung auf dem Smartphone, dem Tablet oder dem PC. Änderungen können mit wenigen Klicks vorgenommen werden.
Eine Rufumleitung auf das Telefon der Telefonsekretär:innen ist schnell aktiviert. Die Umleitung kann ganz individuell erstellt werden. So kann sie nach einer gewissen Dauer erfolgen, zu bestimmten Uhrzeiten oder auch durchgängig. Die Wünsche der Firma werden ganz individuell durchgeführt.
Der Anrufer wird nach den Vorgaben der Firma begrüßt. Ob mit Firmennamen oder auch mit weiteren Informationen. Dies ist der Firma selbst überlassen. Ist der Anruf getätigt, so erhält die Firma eine Benachrichtigung per App, per E-Mail oder per SMS. Die Benachrichtigung informiert über alle wichtigen Details des Anrufs. / Fotoquelle: © AllClear55 – pixabay.com