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Mittlerweile ist es in vielen Unternehmen Gang und Gebe, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern ein Diensthandy zur Verfügung stellen. Dies bietet viele Vorteile für beide Seiten. Allerdings gibt es einige Punkte, auf die der Arbeitgeber bezüglich der dienstlichen Mobiltelefone seiner Angestellten unbedingt achten sollte.
Die Auswahl des Geräts
Während manche Firmen erwarten, dass die Mitarbeiter ihre eigenen Mobiltelefone und Tablets mit zur Arbeit bringen, bringt es zwei Vorteile, Diensthandys für den Betrieb anzuschaffen: Erstens sind die Geräte von der Steuer absetzbar, zweitens tragen sie zum professionellen Auftreten der Mitarbeiter bei. Aus diesem Grund raten Experten dazu, Mobiltelefone von renommierten Marken auszuwählen, statt auf das günstigste bzw. veraltete Handy zurückzugreifen. Mit dem heutigen Stand der Technik sollte es sich um ein funktionales Smartphone handeln, das den Angestellten ein effizientes Arbeiten ermöglicht.
Business-Tarife
Je nach Tarif und Anzahl der Mitarbeiter können die Preise für Firmenkunden sehr unterschiedlich aussehen. Für die Geschäftsleitung ist es daher ratsam, vorab sämtliche Angebote gründlich zu prüfen und dabei abzuwägen, welcher Tarif zur Firma, seinen Angestellten und seinen Anforderungen passt. Viele Vergleichsportale bieten einen detaillierten Preis- und Leistungsvergleich, bei dem man wie zum Beispiel hier mit dem Filter „Netze und Tarifdetails“ gezielt nach Firmenkunden-Tarifen suchen kann.
Flatrates in alle Netze, SMS- und Internet-Flatrate, Auslandsfreiminuten, freie SMS ins EU-Ausland, vergünstigte oder gar kostenlose Gespräche unter Mitarbeitern, in manchen Fällen sogar das Roaming im Ausland, sind in diesen Verträgen oft zu günstigen Konditionen enthalten. Viele Angebote beinhalten sogar gleich mehrere SIM-Karten, sodass der Chef seine Mitarbeiter gleichzeitig in den Tarif aufnehmen kann. Manchmal finden sich auch unter den Tarifen für Privatkunden Angebote, die sich für Firmen rechnen und als Business-Tarife nutzbar sind. Daher lohnt es sich vor der Anschaffung von Firmenhandys, Informationen über die verschiedenen Consumer-Tarife einzuholen. Viele große Anbieter, wie etwa Vodafone, bieten praktische Tarife, die speziell auf die Bedürfnisse von Firmen zugeschnitten sind und mit denen Arbeitgeber auf lange Sicht sparen können.
Klärung des Nutzungsverhaltens
Sind die Diensthandys angeschafft, sollte der Chef explizit mit seinen Mitarbeitern absprechen, wann und in welchem Rahmen das Gerät genutzt werden darf. Im Allgemeinen gelten Diensthandys als Eigentum der Firma. Aus diesem Grund müssen die Mitarbeiter auch keine Steuern zahlen, weil das Mobiltelefon nicht als Sachbezug gilt. Daraus ließe sich folgern, dass die Mitarbeiter das Firmenhandy ausschließlich dienstlich nutzen dürfen. Mit der Einwilligung des Chefs ist es ihnen jedoch erlaubt, das Mobiltelefon auch privat zu nutzen. Häufigkeit und Länge dieser Nutzungen sind eine Frage der Absprache; in jedem Fall gilt bei der privaten Nutzung jedoch das Fernmeldegeheimnis: Der Arbeitgeber hat keinen Anspruch darauf, die privaten Daten seiner Angestellten einzusehen. Dennoch kann er das Handy jederzeit einfordern, zuvor darf der Angestellte jedoch private Daten von dem Gerät löschen.
Auch sollte der Chef sich darüber im Klaren sein, dass seine Angestellten, trotz Firmenhandys, nicht jederzeit erreichbar sein müssen. Die Mitarbeiter müssen ihre Mobiltelefone nur während der Arbeitszeit einschalten, nach Feierabend und an freien Tagen können sie das Handy ausschalten. Anders sieht es aus, wenn Rufbereitschaft vereinbart wurde.