Prozessmanagement – Definition und Ablauf bei Verwendung der Six Sigma Methode

Das Prozessmanagement soll Arbeitsabläufe optimieren und die Wertschöpfung verbessern. Doch oft erscheinen der Begriff und die Umsetzung kompliziert. Was ist also unter dem Begriff Prozessmanagement zu verstehen und wie kann man die einzelnen Abläufe vereinfachen und optimieren?

.

Was ist Prozessmanagement?

Prozessmanagement kommt dort zum Einsatz, wo mehrere Menschen, Maschinen und Materialien in sich häufig wiederholenden Vorgängen zusammenwirken. Es besteht aus der Planung, Durchführung und Kontrolle der dabei notwendigen Arbeitsabläufe, der anschließenden Auswertung der Ergebnisse und entsprechenden Anpassung der Abläufe. Sein Ziel ist die Optimierung der Arbeitsprozesse durch eindeutige Regelung der Zuständigkeiten und Abläufe. Man unterscheidet zwischen klassischem Projektmanagement, das sich auf einzelne, isolierte Prozesse mit beschränktem Auswirkungsbereich bezieht, und digitalem Prozessmanagement, das komplexe Prozesse funktionsübergreifend End-to-End abbildet und optimiert.

Welche Vorteile hat Prozessmanagement?

Eine klare Regelung und ständige Opimierung der Abläufe

– reduziert Stillstands- und Wartezeiten,
– verringert die Fehlerhäufigkeit,
– beugt Ineffizienzen durch unklare Zuständigkeiten vor,
– verbessert das Zusammenspiel aller Akteure,
– beschleunigt die Arbeitsabläufe,
– verbessert die Qualität von Produkten und Leistungen,
– senkt Kosten und
– erhöht die Kundenzufriedenheit.

Durch Festlegung der Zuständigkeiten und Abläufe an Schnittstellen kann richtiges Prozessmanagement zudem Konflikten am Arbeitsplatz vorbeugen und die Arbeitsplatzzufriedenheit der Mittarbeiter verbessern.

Wann ist Prozessmanagement nicht sinnvoll?

Prozessmanagement ist Zeitverschwendung, wenn ein wiederkehrender Prozess stets nur von einer Person oder Maschine ausgeführt wird. Wo keine Schnittstellen bestehen, können sie auch nicht optimiert werden. Werden Prozesse zum Beispiel im Rahmen eines Projektes nur einmal in derselben Form ausgeführt, ist eine Auswertung von Ergebnissen und anschließende Optimierung nicht sinnvoll. Bei ihrer Planung und Umsetzung spricht man daher von Projektmanagement statt von Prozessmanagement.

Der Ablauf von Projektmanagement mit Six Sigma

Beim Projektmanagement können unterschiedliche Methoden zum Einsatz kommen. Eine der am weitesten verbreiteten und einfachsten ist Six Sigma, die einen gut verständlichen Ablauf und einfache Umsetzung durch in Zahlen ausdrückbare Ergebnisse bietet. Hier einmal ein Beispiel, was Six Sigma ist:

1. Definition
Im ersten Schritt jedes Projektmanagements müssen alle Prozesse im Unternehmen ermittelt und in einer Liste erfasst werden. Dabei kann es sich um die physische Herstellung einer Ware oder eines Bauteils, aber auch um die Erbringung einer Dienstleitung oder interne Aufgaben wie das Onboarding neuer Mitarbeiter oder die Weitergabe von Informationen innerhalb des Unternehmens handeln. Es werden Teilprozesse definiert und die aktuellen Zuständigkeiten und Abläufe ermittelt.

2. Messung
Anschließend erfolgt die Messung der Arbeitseffizienz durch Beobachtung des zu optimierenden Prozesses, den Einsatz geeigneter Messmittel und die Dokumentation von Fehlern. Die Ergebnisse und Beobachtungen werden in der Form von Statistiken und Protokollen aufgezeichnet.

3. Analyse
Im nächsten Schritt werden die Ergebnisse ausgewertet. Bei Verwendung von Six Sigma kommt die Messsystemanalyse zum Einsatz. Dabei wird die Anzahl der Fehler pro Million Möglichkeiten überprüft. Das Ziel des Prozessmanagements sollte ein Wert von maximal drei oder vier sein.

4. Verbesserung
Liegt das Ergebnis höher als der angestrebte Zielwert, werden geeignete Maßnahmen zur Vermeidung der festgestellten Fehler getroffen. Die Prozesse werden angepasst und die Mitarbeiter entsprechend instruiert.

5. Kontrolle
Nach der Umsetzung der Veränderungen erfolgt eine neuerliche Messung und Analyse zur Überprüfung ihrer Auswirkungen. Nur selten sind die bei der ersten Verbesserung gesetzten Maßnahmen ausreichend für die Erreichung der gesetzten Ziele. Zudem können mit der Zeit neue Fehlerquellen, zum Beispiel durch Abnutzung von Maschinen, Anpassung der Arbeitsabläufe an neue Technologien oder Anforderungen oder die Einbeziehung neuer, unzureichend instruierter Mittarbeiter entstehen. Deshalb wiederholt man die Arbeitsschritte Messung, Analyse, Verbesserung und Kontrolle laufend. / Fotoquelle: © geralt – pixabay.com